Com mais de 200 participantes de todos os Estados do Brasil, o Instituto Niteroiense de Desenvolvimento Cultural (INDC) promoveu, de 2 a 6 de agosto de 1976, o 1° Seminário Nacional de Arquivos Municipais, realizado no auditório do Cine-Arte UFF. A solenidade de abertura, presidida pelo Prefeito Ronaldo Fabricio, contou com a presença de, entre outras autoridades estaduais e municipais, da Secretária Estadual de Educação, Myrtes Wenzell, do Reitor da UFF Geraldo Tavares Cardoso, da diretora do INDC, Lecyr Lessa e do representante do Ministério do Interior, Hindemburgo Coelho de Araújo.

A produção de documentos, a importância da estatística, a avaliação e seleção de documentos e os procedimentos técnicos para a elaboração de arquivos intermediários e arquivos de custódia, fizeram parte do temário abordado no Seminário, que também teve o apoio do Departamento de Difusão Cultural da Universidade Federal Fluminense. O INDC recebeu correspondência de mais de cinco mil pessoas, mas o número de participantes ficou limitado à lotação do auditório da Reitoria da UFF.

A Associação dos Arquivistas Brasileiros ministrou um curso especial, visando a oferecer aos participantes conhecimentos básicos sobre Arquivística, destacando a contribuição dos Arquivos na Administração das Prefeituras. O Seminário apresentou importantes conferências, incluindo, ainda, durante a semana, programa sociocultural para os participantes.

Jamile Esper Saud, diretora do Centro de Documentação Histórica e Cultural do INDC conta como nasceu a ideia de promover o I Seminário Nacional de Arquivos:

"O INDC criou o seu Centro de Documentação Histórica e Cultural, que é responsável pela documentação, criação de bibliotecas, editoração, arquivo e patrimônio histórico de Niterói. Então, tínhamos de montar nosso arquivo e pensamos, inicialmente, em fazer um trabalho regional a fim de discutirmos metodologias e técnicas apropriadas. Entretanto, quando montamos toda a estrutura, verificamos que poderíamos ampliar o seminário para um nível nacional, principalmente porque grande número de Prefeituras estariam interessadas em participar, pois carecem de arquivos.

A primeira inscrição confirmada para o Seminário foi da Prefeitura Municipal de Nova Andradina, Goiás. Depois, outras Municipalidades e empresas como a CBEE - que vai apresentar trabalhos - e a Celf. e órgãos como o IBAM (Instituto Brasileiro de Assistência aos Municípios), Secretaria de Administração do Distrito Federal, Prefeitura do Rio de Janeiro, Prefeitura de São Paulo, Universidade Federal de Pernambuco, e outros, confirmaram também suas presenças.

O INDC enviou correspondência todos os 3.954 municípios brasileiros, divulgando o Seminário e, como afirma Jamile Esper Saud, "divulgando, principalmente, Niterói em todo o Pais, atingindo, assim, nosso primeiro objetivo".

Programação

O temário do I Seminário Nacional de Arquivos Municipais foi dividido em três itens: Arquivos Correntes, Arquivos Intermediários e Arquivos de Custódia.

No primeiro item foram apresentados o controle e adequação da produção de documentos por intermédio da simplificação e racionalização dos métodos de trabalho. Programa do conjunto a ser desenvolvido pelos arquivistas, técnicos de administração e dirigentes de vários níveis. A necessidade de criação de serviços e arquivos setoriais, de conformidade com as técnicas arquivísticas em particular, e administrativas em geral com vistas a dinamizar o sistema de informações das instituições, também foi abordada.

Outros pontos, dentro do tema Arquivos Correntes, foram: a importância da estatística na avaliação e desenvolvimento dos trabalhos arquivísticos e como subsidio à ação administrativa; estudo e análise da documentação com vistas a estabelecer critérios e prazos de retenção dos documentos julgados de valor ou não para a instituição, objetivando à sua melhor utilização, rapidez de acesso à informação, simplificação dos trabalhos arquivísticos, economia de equipamentos, redução de áreas de armazenamento etc.

Os procedimentos técnicos a serem adotados no preparo da documentação para sua transferência aos arquivos intermediários e destes para os de custódia foram mostrados no curso ministrado pela Associação dos Arquivistas Brasileiros, juntamente com a utilização realística e adequada do computador e do microfilme, com o objetivo de simplificar e dinamizar os trabalhos dos arquivos.

Na parte referente aos Arquivos de Custódia, o temário foi subdividido em Conservação e restauração e programa descritivo, descrevendo-se a aplicação de medidas preventivas quanto à boa conservação dos documentos (desinfecção, prevenção contra incêndios, roubos, etc., quer nos próprios documentos, quer nas áreas de armazenamento), e estudo das técnicas e processos modernos de restauração; e definição dos instrumentos de pesquisa e estudo das técnicas para sua elaboração, de acordo com os fins a que se destinam, visando a divulgação do acervo arquivístico, bem como sua pronta localização, em beneficio dos usuários.

Outros temas importantes abordados por conferencistas especialmente convidados, entre eles, o professor Miguel Angel Nieves, diretor do Instituto de Cultura Portorriquenha, do arquivo Geral de Porto Rico. "Uma experiência em Protocolo", foi o tema da palestra do professor Francisco José Mendonça Souza. Coordenador do Programa de Protocolo, Arquivo e Microfilmagem do Banco Central, a professora Heloisa de Almeida Prado falou sobre "Técnica de Arquivo".

"História Oral e os Arquivos Municipais" foi o tema escolhido pela professora Aspásia Alcântara de Camargo, do Centro de História Contemporânea da Fundação Getúlio Vargas; "Microfilmagem em Prefeitura" foi o tema apresentado pela professora Laura Garcia Moreno Russo, diretora da Divisão de Arquivos e Documentação da Municipalidade de São Paulo; a arquivologista Lourdes Costa e Souza falou sobre "Computação, Microfilmagem e Arquivo".

A diretora do Arquivo do Museu Imperial de Petrópolis, professora Maria Amélia Porto Migueis, falou sobre "Instrumentos de Pesquisa em Arquivo"; a professora do Curso de pós-Graduação em História da UFF, Ismênia Lima Martins, apresentou o tema "Importância do Arquivo para a Pesquisa Histórica". Por fim, "Avaliação e Seleção do Documento", foi o tema abordado pela diretora do Arquivo da Câmara dos Deputados, professora Nilza Teixeira Soares.

Segundo Nilza Teixeira Soares, "o conceito pejorativo dos arquivos que tem a maioria das pessoas e o pouco interesse que despertam vem, principalmente, da enorme massa de papéis inúteis guardados. Separar o joio do trigo, é tarefa que deve ser confiada a especialistas. Apesar de sua importância somente agora a profissão de arquivista e técnico de arquivo entrou em fase de regulamentação, no Ministério do Trabalho. O único curso de nível superior do Brasil é o do Arquivo Nacional mantido com alguma dificuldade. Mesmo esse porém, só foi considerado de nível superior a partir de 1974, quando seu currículo foi aprovado".

No documento apresentado no encerramento, o Seminário dirigiu três apelos a diferentes instituições brasileiras: um ao Ministério do Interior, para a inclusão, no programa de assistência aos municípios, do apoio econômico financeiro para a organização dos arquivos municipais, tendo em vista especialmente, o recrutamento, seleção e treinamento de pessoal especializado; outro ao MEC, para que o seu Departamento de Assuntos Culturais estimule o desenvolvimento e a preservação da acervo arquivístico dos munícipios; o terceiro, à Universidade Federal Fluminense para que crie um Curso de Arquivologia em nível de graduação.

Durante o Seminário, foi oferecido um programa sociocultural aos participantes. Na segunda-feira, o coral da UFF se apresentou no auditório da Reitoria; na terça-feira, um concerto de piano e flauta; quarta-feira, passeio aos pontos turísticos e históricos de Niterói, passeio marítimo pela baia de Guanabara, e sessão de cinema; quinta-feira, jantar de confraternização; sexta-feira, apresentação do Ballet Oficial da Cidade de Niterói, no Teatro Municipal João Caetano.

Com informações do jornal O Fluminense em agosto de 1976
Pesquisa e Edição: Alexandre Porto


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